Elektronik Ticari Defterler

ELEKTRONİK TİCARİ DEFTER SİSTEMİ (ETDS) – ESASLI NOKTALARIN ÖZETİ

1. ETDS’nin Tanımı ve Kapsamı

• ETDS, işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazını sağlayan sistemdir.
• Kapsamdaki defterler:
  • Pay Defteri
  • Yönetim Kurulu Karar Defteri
  • Müdürler Kurulu Karar Defteri
  • Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

2. Yürürlük ve Zorunluluk Durumu

• Tebliğ tarihi: 14 Şubat 2025
• Yürürlük tarihi: 1 Temmuz 2025
• Zorunluluk Başlangıcı: 1 Ocak 2026’dan itibaren kurulan şirketler için zorunludur.
• Halihazırda kurulu olan şirketler için ETDS kullanımı ihtiyaridir, ancak bazı anonim şirketler için zorunlu hale gelir (örneğin: bankalar, sigorta şirketleri vb.).

3. Şirket Türüne Göre Tutulacak Defterler

• Anonim ve Kooperatif Şirketler: Tüm defterleri tutar.
• Limited Şirketler: Pay ve Genel Kurul Defterleri (isteğe bağlı olarak Müdürler Kurulu Karar Defteri).
• Kollektif ve Adi Komandit: Sadece Genel Kurul Defteri.

4. ETDS Üzerinden Yapılabilecek İşlemler

• Elektronik ortamda defter oluşturma, kayıt girme, güncelleme, silme ve görüntüleme işlemleri yapılabilir.
• Ücretsizdir.
• Giriş e-Devlet, mobil imza, internet bankacılığı gibi yöntemlerle sağlanır.

5. Yetkilendirme ve Sistem Kullanıcısı

• Sistem kullanıcısı; şirket tarafından yetkilendirilen gerçek kişidir.
• Yönetim organı veya yöneticiler tarafından belirlenir.
• Aynı defter için birden fazla kullanıcı atanabilir.
• Yetkiler: Kayıt yapma, güncelleme, silme, görüntüleme.

6. Geçiş Süreci

• Elektronik deftere geçmeden önce fiziki defterlerin noter onaylı kapanışı yapılmalıdır.
• Sisteme geçişte sadece güncel pay sahipliği bilgileri aktarılır; geçmiş verilerin tümü değil.

7. Birleşme, Bölünme ve Tür Değişikliği

• Devralma durumunda defterler devralan şirket üzerinden devam eder.
• Yeni kuruluş ile birleşmelerde yeni defter açılır.
• Bölünme veya tür değişikliği durumlarında yeni kurulan şirketler 2026 sonrası için ETDS’ye geçmek zorundadır.

8. Yükümlülükler ve Yaptırımlar

• Zorunlu olmasına rağmen defterlerini ETDS’de tutmayan şirketler, hiç defter tutmamış sayılır.
• Bu durum, TTK kapsamında hukuki ve cezai yaptırımlar doğurur.

9. Önemli Teknik Bilgiler

• ETDS çevrimdışı kullanılamaz.
• Yabancı sistem kullanıcıları için özel giriş alanı mevcuttur.
• Defter kayıtlarının doğrulanabilirliği sağlanır; üçüncü kişilere sunumda ETDS verisi esas alınır.

10. Diğer Hususlar

• ETDS’ye geçtikten sonra fiziki deftere dönüş yapılamaz.
• Kararlar, PDF formatında yüklenebilir.
• Tüm kararlar geciktirilmeksizin ETDS’ye işlenmelidir.